7 نصائح لتتعلم كيف تضع كل تفكيرك في عملك لتبدع فيه

التواصل الجيد يعتبر أساساً لكل علاقة في العمل يكون الغرض منها تحقيق الأهداف وزيادة الإنتاجية.

إذا كان العاملون يعرفون جيداً أين ومتى يتواصلون فيما بينهم، ومع المدراء، بالتأكيد سيكون أسهل بكثير التركيز على الجوانب والتفاصيل التي تهم فقط.

الفكرة الأساسية للوصول إلى تواصل جيد وإيجابي هي: أن تكون واضحاً ومباشراً في التواصل، في حال وجود مشكلات، لا تحاول التظاهر بعدم وجود مشكلات كما لو كان كل شيء على ما يرام، في الحقيقة يشعر العاملون بوضوح وبسهولة عندما يكون هناك أمر غامض أو خاطئ.

قد يكون أمراً بديهياً جداً، لكن العاملون الذين ليس لديهم أهداف واضحة ويركزون على الكثير من الأمور والأعمال في الوقت نفسه لا يمكنهم التركيز كثيراً في الحقيقة.

يجب على العاملين أن يكون لديهم أهداف محددة بوضوح، ولها تواريخ وأوقات محددة، (في نفس الوقت يجب أن تكون واقعية ليكون ممكناً الوصول إليها)، مع احترام الوقت الذي يحتاج له الناس لتسليم المشاريع بالنوعية والجودة المطلوبة.

في حال كانت الشركة على عجلة من أمرها، فإن الخيار الأفضل في مثل هذه الحالات، هو توزيع الأمر أو الهدف بين أعضاء الفريق، بهذا يسهل الأمر ويتم توزيعه بشكل عادل على الجميع، وعندها تتم الاستفادة من جهودهم.

نكمل النصيحة السابقة، يعتبر تشكيل ثقافة تقديم الآراء feedbacks  ممارسة ستعود بالخير على الجميع ضمن الشركة.

على سبيل المثال، إذا لاحظ الشخص المسؤول عن أحد الأقسام أن العاملين لا يركزون على عملهم، يعتبر من المفيد أن يتحدث عن ذلك بشكل عمومي وعلى انفراد مع كل عضو، لتحسين هذا المظهر.

بالإضافة لذلك، الفريق بالكامل يجب أن يتمتع بهذه الممارسة ويتحول إلى أمر اعتيادي، من الأساسي أن تقدم آراء آنية لتحسين الإنتاجية والتركيز سواء كانت هذه الآراء إيجابية او نقاط الهدف منها هو التحسن.

توجد عدة اتجاهات جديدة ثقافية للشركة: ساعات العمل المرنة، حيز العمل المفتوح، العمل من المنزل home office… الخ القائمة غير محدودة ولا نهائية، وجميع هذه الاستراتيجيات تعود بالفائدة على بيئة العمل.

لكن لا يجب اعتبار ذلك بمثابة القاعدة، بيئة العمل يجب أن تكون مستقرة ورائعة بحيث تساعد العاملين على التركيز في العمل . 

مَن يمكنه الحكم على مدى استقرارية بيئة العمل هم العاملون أنفسهم، على الرغم من أن التغييرات بشكل عام قد تبدو إيجابية، إلا أن التغييرات الفجائية والجذرية قد تؤدي إلى التأثير سلباً على توازن الشركة.

من دون وجود الثقة بالعاملين لا يمكن أن يكون هناك تركيز في العمل. إن الثقة بالنفس تعني استقلالية أكبر للعامل واتخاذ القرار بشأن الطريقة الأفضل من وجهة نظره لتأدية عمله.

إن مراقبة العمل الدائم، ومقاطعة العامل أثناء عمله قد يعيق كثيراً تقدم الموظف أو العامل فيما يقوم به.

تخيل زميلاً يرسل لك إيميلات كل لحظة ليسأل عن جميع التفاصيل التي تتعلق بالمشروع التي تعمل عليه، ألا يتكون لديك الانطباع بأنه تتم مراقبتك دوماً؟ ستشعر بأنه لا توجد أية ثقة بينكما.

التفكير في أماكن مريحة للعمل لجعل مناخ العمل أكثر تسلية ومتعة هو أمر هام بالفعل للقضاء على مظاهر العمل الروتينية في شركة من الشركات، ويمكن للعاملين عندها الاستراحة في الأوقات التي يشعرون فيها بالتوتر أو التعب.

بيئة العمل يمكن أن تحتوي على أريكة مثلاً، كراسي مريحة، ألعاب، أو صالة للتأمل والتركيز…الخ هكذا مَن يريد من العاملين الاستراحة والخروج قليلاً من جو العمل، يستطيع ذلك بهدوء حيث سيكون لديه حيز مناسب جداً ليقوم بذلك.

ليس هناك أسوأ من العمل على طاولة مليئة بالغبار أو لمس لوحة مفاتيح أو حاسوب عليه غبار، أليس كذلك؟ أو تذهب لتشرب الماء ترى ملايين الكؤوس في المجلى…

المحافظة على بيئة ومكان العمل نظيفاً ومرتباً هو نقطة أساسية ليشعر العاملون بالراحة النفسية و يستطيعوا التركيز على العمل.

بعض التطبيقات ومواقع الويب التي تساعدك على زيادة تركيزك

كما يمكننا أن نقرأ في هذا المقال، توجد العديد من النصائح التي يمكننا وضعها موضع التطبيق لتحسين مناخ وبيئة العمل وضمان أن يتمكن العاملون من التركيز في الأمور التي تهم حقاً.

من دون وجود أي مناخ هادئ وعندما لا تعرف كيف تمنح الأولوية لما هو مهم، سوف تفقد التركيز بالتأكيد. والنتيجة، ستجد نفسك ضمن فريق عمل من دون تركيز يسلم الأمور والمهام بأي طريقة كانت.

لنسهّل عليك أكثر هذه المهمة، خصصنا لك بعض الأدوات والمواقع التي يمكن أن تساعدك للحصول على تركيز أفضل في العمل.

1- تطبيق تريلو

تطبيق تريلو هو من التطبيقات الأكثر استخداماً في إدارة المشاريع، في شاشة وحيدة، يمكن لفريق العمل بالكامل أن يعرف المهام والأعمال التي يجب القيام بها.

تطبيق تريلو

مصدر الصورة: الموقع

المنظر العام لهذه الأداة مقسم إلى ألواح boards تتضمن بطاقات cards وكل بطاقة من هذه البطاقات تتعلق بمهمة أو عمل.

تسمح البطاقة بتحديد مهلة أو فترة للتنفيذ، وتعيين أعضاء الفريق المسؤول، تحديد علامات أو اتيكيتات (تحدد إذا كانت إحدى المهام ضرورية جداً أو مستعجلة)، checklist وغيرها… يمكنك إضافة ملفات مرفقة. 

كما يمكن لأعضاء الفريق إضافة تعليقات و وصف ضمن المهام أو tasks.

بهذا الأسلوب تتجنب أن ترسل ايميلات كثيرة لزملائك في المشروع.

2- تطبيق Rescue Time

كما تعلم، إحدى أكبر المشكلات في التركيز يرجع إلى وسائل التواصل الاجتماعي، حيث من الطبيعي أن تنظر إلى المستجدات في حساباتك على السوشيال ميديا بين الحين والآخر في اليوم وبهذا تفقد تركيزك على المهمة أو العمل الذي تقوم به.

إن الموقع Rescue Time هو أداة تساعدك على التحكم بالوقت كما يجب، حيث يظهر لك هذا التطبيق تقارير تتضمن بيانات عن الدقائق التي هدرتها أو ضيّعتها في كل موقع من المواقع.

تطبيق Rescue Time

مصدر الصورة: الموقع

يمكن استعمال هذه الأداة بشكل فردي بواسطة العاملين، ليفهموا الجوانب التي تعيق الأداء وتمنعهم من التركيز وتجعلهم يتعرفون على الجوانب والعوامل التي تتسبب في فقدانهم التركيز، وتقليل تأثير هذه العوامل.

3- تقنية البومودورو في تنظيم الوقت

تُستَخدم هذه الطريقة لزيادة الإنتاجية والتركيز في العمل ، ويمكن للعاملين تعلم مثل هذه التقنية وممارستها.

في بعض الأحيان، قد تكون أداة تساعدهم على التركيز أكثر بكثير على العمل ومحاولة الاستفادة بشكل أكبر من الوقت.

مصدر الفيديو: يوتيوب

تعمل تقنية البومودورو بالأسلوب التالي: يمكنك أن تدون على ورقة أو دفتر جميع الأعمال والمهام التي يتوجب عليك القيام بها، قسم الوقت الذي تعمل فيه يومياً على هذه المهام، تعمل لمدة 20 أو 30 دقيقة (بومودورو)، ثم تجري استراحة لمدة 5 دقائق، تعود بعدها للعمل لمدة 20 أو 30 دقيقة، ومن ثم، تخصص استراحة طويلة لمدة 15 دقيقة بعد مرور 4 فترات بومودورو (4 فترات 20-30 دقيقة).

بهذا الأسلوب، يركز الشخص كلياً على مهمة واحدة في كل مرة مرة ثم يستريح بعدها. قد يبدو أن هذه الطريقة تعيق التركيز، لكن في الحقيقة الأمر عكس ذلك: هي طريقة تم إثبات فعاليتها لزيادة الإنتاجية.

خاتمة

كما رأيت في هذا المقال، يعتبر التركيز في العمل وإبقاء الدماغ يفكر في مسألة واحدة في كل مرة أساساً ومفتاحاً من مفاتيح النجاح. لهذا السبب، من الضروري أن تتعلم كيف تحافظ على تركيزك في مكان عملك وتمنع لأي مظهر من مظاهر التشتت أن تؤثر عليك.

ما رأيك؟ هل مررت بتجربة مماثلة شعرت فيها أنك تفقد تركيزك بالفعل في عملك؟ كيف تصرفت حينها؟ يمكنك أيضاً أن تشاركنا برأيك في هذا المقال عبر مساحة التعليقات أسفل المقال ونحن نجيب.

في الختام، نترك لك مقالاً يقدم لك نصائح مفيدة لكي تتأقلم مع مناخ الشركة إذا كنت جديداً فيها.

كل التوفيق لك

وإلى اللقاء في تدوينة أخرى ومنشور آخر

السلام عليكم!