معايير سيجما الستة مفهوم له فائدة كبيرة في تحسين مستوى سير البزنس لديك

تشكل طريقة معايير سيجما الستة أو (سيكس سيجما) طريقة ترتكز على العديد من النظريات في إدارة المهام. الهدف من هذه الطريقة هي تطبيق أعمال وإجراءات لزيادة فعالية العمليات التي يتم القيام بها وتوفير الأموال والميزانية التي تخصصها الشركة للعمل.

تنظيم الطريقة 6 سيجما للعمليات التي يتم القيام بها بدأ في شركة (موتورولا) في بداية الثمانينات من القرن الماضي. في تلك الفترة، كانت الشركة تسعى إلى تقليل عدد الأخطاء التي تحدث في الإنتاج بمعدل 10 أضعاف وعلى مر 5 سنوات من الزمن.

ترمي هذه النظرية إلى كسب رضا الزبون من خلال تقليل الأخطاء في العمليات. يجب ضبط الاستراتيجية بشكل مميز وأن يتم التركيز على تقليل التكاليف وزيادة التنافسية، للوصول إلى الأهداف على الأمد المتوسط والطويل.

إذا كنت تريد أن تعرف أكثر عن هذه الطريقة والاستراتيجية وكيف يمكن لها أن تساعدك في عملك التجاري، تابع قراءة هذا المقال.

ما هي معايير سيجما الستة ؟

الحرف سيجما أو سيغما (Σ) هو حرف من حروف الأبجدية الاغريقية اليونانية وترمز إلى القياس في الكثير من المتغيرات الرياضية والإحصائية.

على يوتيوب، عثرنا على هذا التعريف الجيد جداً للـ Sigma 6:

مصدر الفيديو: يوتيوب

بتطبيق هذه الطريقة في إدارة الماركات والعلامات التجارية، يمكن للشركة قياس مدى التواتر والمرات التي تنحرف فيها العمليات والأعمال عن المسار الرائع والكامل المميز المخطط لها، عندما يتم استهلاك مواد أكثر من اللازم بهذا ترصد هذه الطريقة الأخطاء المتولّدة ضمن الفرص المتاحة.

في فترة عام 1920، حدد العالم الفيزيائي والإحصائي الأمريكي المشهور (والتر شويهارت – Walter Andrew Shewhart) أن أية عملية من العمليات التي تمثل متغيراً أعلى من 3 سيجما تحتاج إلى التصحيح.

بعد مرور العديد من السنوات، في حقبة الـ 1980 أشار فريق من المهندسين من شركة الموتورولا إلى أن هذه الأرقام لم تُرضِ مستويات الجودة، لهذا السبب، زادوا من مستويات الفرص التي يتم تحليلها.

عند ترجمة الحقيقة السابقة إلى الأرقام نحو منازل المليون، نرى أن الطريقة تهدف إلى تصحيح العمليات إلى أن تكون الخدمة أو المنتَج يحمل النسبة 99,9997% خالياً من الأخطاء. وهذا يعني حداً يصل إلى 3,4 أخطاء لقاء كل مليون فرصة.

تتكون هذه النظرية من 3 عناصر رئيسية مفتاحية: العملاء، العمليات والموظفين. ويمكن تطبيقها ضمن العديد من الأقسام، بدءاً من أرقام الإنتاج في مصنع من المصانع، وصولاً إلى زمن الانتظار الذي يقضيه أحد الزبائن في مركز الرد على العملاء.

مع ذلك، الوصول إلى هذا المستوى من الجودة يتطلب سلسلة من التغييرات في العمليات وفي الفريق الإداري للماركة أو العلامة التجارية. بالإضافة لذلك، يستغرق تغيير البيئة أو الوسط وقتاً معيناً كما يحتاج الموظفون والعاملون إلى اكتساب الخبرات والمهارات الكافية.

ما هي مزايا استخدام معايير 6 سيجما في الأعمال التجارية؟

للمحافظة على وجود الماركة بشكل قوي ومعزز في السوق، يتطلب الأمر العديد من الجهود والمساعي والاستثمارات.

والوصول إلى هذا المستوى المتميز ليس بالمهمة السهلة، لكن إذا استخدمت معايير سيجما الستة سوف تمتع بالعديد من الفوائد والمزايا، منها:

1- زيادة مستوى الفعالية والكفاءة في العمليات الداخلية في شركة من الشركات

2- قياس مدى تطور البزنس أو العمل التجاري

3- تقليل تكاليف الإنتاج

4- القضاء على الهدر في الموارد

5- تحسين مستوى الخدمة التي يتم تقديمها للزبون

6- تحديد الأهداف وتصنيفها في القطاعات الإنتاجية

7- تنفيذ الأعمال والإجراءات الاستراتيجية 

تقدم الطريقة العديد من المزايا والفوائد، لكن من ناحية أخرى، إن أي خطأ في التنفيذ قد يؤدي إلى الفشل. على سبيل المثال، في حال كان البرنامج لا يحتوي على طرق محددة جيداً ومنظمة، قد تزداد التكاليف أكثر من الحد المتوقع أو قد يزداد الوقت أو الزمن الذي يتم استغراقه على العمليات.

لهذا السبب، من المهم أن تكون لديك المعرفة التقنية الواسعة ويجب أن تكون عالماً بالطريقة كما يجب، يمكنك إتباع دورات تعليمية لكي تتحول إلى شخص احترافي بهذه الطريقة وتحصل على شهادة معايير سيجما الستة، قد تنال الحزام الأبيض، الأخضر أو الأسود مثلاً… على حسب تعمقك ومستوى المعرفة التقنية التي لديك.

مراحل تنفيذ معايير سيجما الستة

تعد طريقة السيجما الستة طريقة فعالة ومفيدة في عمليات التخطيط والإدارة. في المحصلة، يساهم تطبيقها في تلبية جميع طلبات الزبون، من خلال الاعتماد على البيانات وتحليل الإحصائيات لتحسين العمليات وتجديدها.

يمكنك تقسيم هذه الطريقة إلى 5 مراحل: التحديد، القياس، التحليل، مرحلة التحسينات والتحكم.

1- مرحلة التحديد: 

في هذه المرحلة يتم تحديد الحاجات الأساسية في البزنس، الأهداف الحقيقية والنقاط الأكثر أهمية لنوعية وجودة العمليات.

2- مرحلة القياس:

هذه المرحلة مسؤولة عن قياس وتحديد حاجات الشركة والعملاء وتحويل البيانات إلى أرقام.

3- مرحلة التحليل:

فيها يتم تحليل ودراسة جميع البيانات التي تم تحديدها، بهدف اكتشاف مواطن المشكلات، والتعرّف على الاحتمالات والإمكانات وتصحيحها.

4- مرحلة التحسينات

فيها يتم البدء بتغيير العمليات وتحسينها بالاعتماد على الحلول التي تم تحديدها في المراحل السابقة

5- مرحلة التحكم

يجب فيها أن يتم ضبط ومراقبة أداء العمليات ومستوى سيرها، واكتشاف احتمالات جديدة للتطوير والتحسين.

لهذا لا يجب التعامل مع هذه الطريقة فقط على أنها أسلوب لضبط النوعية والجودة وحسب، بل لعرض الاستمارات والطرائق الرياضية والإحصائية وكذلك لدفع عجلة التحسينات ومساعدة وتعزيز دور الإدارة في تقديم الحلول على المشكلات الراهنة بطريقة أكثر احترافية وفعالية.

كيف تطبق معايير سيجما الستة ؟ 

تطبيق هذه الطريقة يمكن تقسيمه إلى 3 مراحل هي: التطوير، التنفيذ وإتمام المشروع.

1- مرحلة التطوير

في هذه المرحلة الأولى من مراحل تطبيق معايير سيجما الستة يجب أن تحدد الأهداف المرجوة من كل إجراء أو عمل من الأعمال، واقتراح تحسينات في الشركة أو المنظمة. هذه الأهداف تشكل جزءاً من الأهداف الجديدة الاستراتيجية للماركة أو العلامة التجارية.

كما يجب عليك دوماً أن تقيس وتحلل العمليات لأنه بهذه الطريقة فقط يمكنك الكشف عن النقاط التي يمكن تطويرها.

يكمن الاختلاف بين طريقة السيغما 6 وغيرها من الطرائق والأساليب هو أنها تقترح التغيير عن طريق الحسابات الرياضية والإحصائيات التحليلية. لهذا السبب، من المهم أن يتم تدوين جميع المراحل الداخلية.

2- مرحلة التنفيذ

أثناء تنفيذ المشروع، يمكنك تحديد مواطن الخطأ، وفي هذه اللحظة بالذات، عندما يتم تنفيذ العمليات والمراحل، يمكن للمدراء تقييم آلية العمل والأداء عن قرب في كل موقف من المواقف، وإعادة تعيين مسار أو تفاصيل عملية من العمليات على حسب الضرورة.

3- مرحلة إتمام المشروع

أخيراً، في مرحلة الإنهاء هذه، يجري تقييم إذا كانت الطريقة التي تم اتباعها في الحقيقة مفيدة وأدت إلى نتائج إيجابية على صعيد الأعمال التجارية. لهذا لا غنى عن الرقابة الدائمة والمستمرة وإجراء الحسابات على الدوام لبلوغ مستوى متقدم ومتميز.

مع ذلك، من المهم أن تدرك أن تطبيق معايير سيجما الستة يجب أن يركز على حل مشكلة في كل مرة. في المحصلة، عندما تحاول تطبيق الطريقة على جميع العمليات في آن معاً تضيّع على نفسك الكثير من الوقت وتهدر المال.

ما هي الطرق والمناهج التي تساعدك على تطبيق الـ 6 Sigma؟

هناك مجموعة من الأدوات والطرق والمناهج التي تساعدك على تنظيم بيئة العمل، منها تحليل سوات وتحليل خصائص العميل الملائم للأعمال أو persona، وتحسين الأعمال والعمليات الداخلية في إحدى المنظمات.

حاول أن تستفيد من جميع الأعمال والاستراتيجيات التي تهدف إلى تنظيم أمورك في الشركة.

خاتمة

كما رأيت في هذا المقال، تعتبر الطريقة ستة سيجما طريقة رائعة تساعدك على تنظيم أعمالك التجارية، وتحسين مستوى العمليات، تحليل الطريقة التي يتم فيها تنفيذ الأعمال، واقتراح تحسينات، كما تساعدك على إشباع وتلبية حاجات العملاء وكسب معدل أعلى من الرضا من قبلهم… الأمر الذي يُترجم بالمزيد من الأرباح في المحصلة لصالح الشركة.

ما رأيك؟ هل أعجبتك هذه الطريقة؟ شاركنا برأيك أو تساؤلاتك عبر مساحة التعليقات.

كل التوفيق لك. نترك لك في الختام مقالاً يتحدث عن طريقة GTD في تنفيذ المهام .

بالتوفيق

وإلى اللقاء في تدوينة أخرى ومنشور آخر

السلام عليكم!